Документооборот учреждений. Порядок работы с исходящими и внутренними документами - Book-Science - Научная энциклопедия
Профиль
Рейтинги
Новые
Категории
  • Новости
  • Статьи
  • Работы
  • Исследования
  • Заметки
  • Комменты

Документооборот учреждений. Порядок работы с исходящими и внутренними документами, страница 2

Разместил: Admin, 11 May 2011

3. Порядок работы с внутренними документами

 Внутренние документы – приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки – составляются, исполняются и хранятся в пределах самой организации.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же как, как с исходящими:

-составление исполнителем проекта документа

-проверка правильности оформления проекта

-согласование проекта документа

-подписание документа руководителем

-регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов организации и при больших объёмах документооборота)

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

-передача документа исполнителю

-контроль исполнения документа

-исполнение документа

-проставление отметки об исполнении

-подшивка исполненного документа в дело

Доставка документов внутри организации осуществляется курьерской связью, при отсутствии курьеров специалисты сами разносят документы. В небольших организациях доставка осуществляется секретарём.

Подводя итог первой главе, хотелось бы заметить, что документооборот организации – очень сложный многоуровневый процесс. Обобщая, в нем можно выделить несколько основных этапов:

-это экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

-это предварительное рассмотрение документов службой ДОУ

-это организация рационального движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов

-обработка исполненных и отправляемых документов

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции может оказывать использование внутренних справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и п.т.

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставление в распоряжение специалистов всего массива информации по определённому вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправки или получения, т.е. фиксация самого факта создания или поступления документа путём проставления на нём даты и регистрационного индекса и внесением необходимых сведений о документе в регистрационные формы.

Спонсор статьи - mobilka-spb предлагает вашему вниманию сотовые телефоны Сони Эриксон в Санкт-Петербурге.

: 2.9/5 (1687 )

Похожие статьи
1: 
Плюсы и минусы эпидуральной анестезии
В настоящее время эпидуральная анестезия чаще всего применяется для благополучного разрешения родового процесса или при хирургическом вмешательстве на нижнем поясе туловища. Эпидуральная анестезия осуществляется при помощи введения обезболивающего пр...
2: 
Документооборот учреждений. Порядок работы с входящими документами
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот организации. Документооборот учреждения предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение докум...
3: 
Виды бухгалтерских документов
Классификация бухгалтерских документов строится по следующим признакам: 1. по назначению; 2. способу отражения; 3. месту составления; 4. способу охвата. Документы по назначению подразделяются на: а) распорядительные; б) исполнительные; в) комбиниров....
4: 
Внутренняя норма доходности инвестиции IRR
Под IRR понимается значение коэффициента дисконтирования R, при котором NPV=0 (IRR=R при NPV=0). IRR показывает ожидаемую доходность проекта = максимально допустимый уровень расходов, который может быть ассоциирован с данным проектом. Показатель, кот...
5: 
Социально-культурные технологии
Основные дидактические единицы: Технология анализа ситуации: понятие, структура и параметры анализа ситуации; технология анализа проблем (характеристика проблемного поля; классификация и ранжирование проблем; позиционирование проблем и установление и...
Пользователей онлайн: 31
Все права защищены. При копировании материалов ссылка на Book-Science обязательна. (c) Book-Science, 2010-2016