Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот организации.
Документооборот учреждения предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трём основным каналам – для документов входящих, исходящих и внутренних.
1. Порядок работы с входящими документами
Порядок работы с входящими документами включает в себя несколько этапов: приём корреспонденции, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством организации, направление на исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на постоянное хранение.
Приём корреспонденции в организацию осуществляется различными средствами:
-с помощью курьерской связи – доставляются наиболее важные и ценные отправления
-с помощью почтовой связи – доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов
-по каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, сообщения электронной почты E-mail.
Первичная обработка принятых документов в организациях с небольшим объёмом документооборота выполняется специально назначенным лицом (секретарём, офис-менеджером, делопроизводителем), а в организациях со значительным объёмом документооборота – специальной службой. При этом особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой корреспонденции, целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме.
Предварительное рассмотрение документов содержит ряд обязательных операций. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждой организации составляется перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации:
-поздравительные письма и телеграммы
-пригласительные билеты
-корреспонденция с пометкой «лично»
-извещения, сообщения о встречах, переговорах
