Большинство фирм снимают помещение под офис, а, значит, рано или поздно может встать вопрос о переезде по экономическим и другим соображениям. Чтобы освободить помещение точно в срок и успеть уведомить об этом клиентов, необходимо предварительно составить план переезда.
Прежде всего, стоит сообщить коллективу о грядущем переезде, чтобы они могли заранее привыкнуть к новому местоположению офиса, выбрать оптимальный путь до дома с учетом работы городского транспорта.
В зависимости от имеющегося бюджета решается вопрос об аренде транспорта. Самый простой способ — заказать переезд офиса под ключ, где вам бережно упакуют всю документацию, оргтехнику и мебель. Другой вариант — перевезти мебель самостоятельно. В таком случае об упаковке и сборке нужно подумать заранее. Облегчить переезд поможет планирование расположения в новом помещении: учтите, сколько штатных сотрудников постоянно находятся в офисе, как можно расположить имеющуюся мебель, чтобы было возможно свободно перемещаться и не бродить по лабиринту. Благодаря возможностям интернета и корпоративной связи, можно чуть раньше увезти цветы, перевести бухгалтерию в новое здание, а сотрудников, ориентированных на клиентов (менеджеров по рекламе, менеджеров по продажам) переводить на новое место последними.
Переезд — это еще один повод навести генеральную уборку. Помойте всю мебель, протрите провода и компьютеры, почините стулья, почистите офисную посуду, кулер, чайник. Это создаст ощущение новизны и хорошее настроение на новом рабочем месте. Во время упаковки не забудьте маркировать провода, можно с внутренней стороны подписать столы, наклеить стикеры на каждый компьютер, сделать резервную копию документов и файлов.
Конечная дата переезда, когда окончательно нужно отдать ключи, снять рекламные баннеры, — волнительный день. Составьте предварительно список необходимых звонков, заранее позаботьтесь, чтобы вовремя были отключены все услуги на старом месте, а на новом было все необходимое — свет, вода, интернет, рабочая телефонная линия и т.п.
