Микропроцессорная техника позволяет создать более рациональные схемы подготовки и прохождения документов, намного сокращает время их обработки. Тем не менее, управленческий документ как таковой не ликвидируется, а заменяется небумажной, машинной формой, которая должна быть удобна пользователю (в то же время бумажный документ сохранится в целом ряде случаев в силу традиционных критериев).
Переход к новой машинной технологии начинается прежде всего с упорядочения документационного обеспечения управленческих процессов, технологии управленческой деятельности. Важным моментом является разработка матрицы документирования, учитывающей бумажные и машинные документы и жесткие требования к бумажным документам, ориентированные на последующий переход к безбумажному документированию.
В унифицированных формах сохраняются действующие в управленческих процессах номиналы документов. Это названия формы типа: отчет, справка, сводка и др. Номинал отражает правовой уровень документа, характер его содержания, то есть направленность фиксируемого управленческого действия. Задача сводится к построению правовой иерархии принимаемых управленческих решений и циркулирующей информации и закреплению ее за определенными номиналами. Например, констатация производимых действий – акт, констатация устной речи – протокол.
Устанавливается набор обязательных реквизитов, правила их написания, места расположения. Такими реквизитами может быть номинал, краткое содержание, дата, удостоверение подлинности, отметка о регистрации, авторство, сроки хранения.
Наиболее перспективным является представление текста в виде анкеты или таблицы. Устанавливается состав показателей, подлежащих записи в машинную память, из которых формируются самостоятельные документные формы на основе единых требований. Целесообразна также разработка правил проектирования форм документов. На первом этапе упорядочения традиционной документации будут и бумажные, и машинные документы. Следующий этап – переход к безбумажной технологии. Базовым средством этого типа является миникомпьютерная система текстовой обработки, которая позволяет корректировать без перепечатки, записывать на машинный носитель и хранить в машинной памяти.
Безбумажное документирование предусматривает еще создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.п.
Следующая задача заключается в том, чтобы определить рациональную технологию регистрации всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесообразно применение регистрационно-контрольной карточки как формы, связывающей бумажный и машинный носители. Она является унифицированным местом сбора сведений об информационном массиве (своего рода страховой фонд машинной системы). Карточка в определенных условиях может заменить обращение к документу, она же может служить информационным источником в государственном архиве после передачи в него документов.
Карточка основывается на унифицированной форме, но с добавлением таких показателей, как способ записи информации, отметка о переносе документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей программе. Данные регистрации централизованно записываются в машинную память.
На базе регистрации и идентификации каждого документа реализуется автоматизированный поиск и контроль исполнения. Идентификация документа производится при помощи следующих реквизитов: код формы по ОКУД, код организации-автора по ОКПО, порядковый номер внутри организации, дата подписания. Речь идет о том, что для поступающего в организацию документа не следует изобретать новый входящий индекс, потому что пользоваться можно тем, который он получил при рождении. В условиях новой информационной технологии машинные носители заменят бумагу на всех промежуточных стадиях подготовки документа, при обмене информацией между машинами, при передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения информационно-поисковых систем по управленческим документам с возможностями многоаспектного использования. Но в официальной сфере бумажный документ сохранится в обозримом будущем. Даже при безбумажном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в одном экземпляре документы, подлежащие передаче на государственное хранение, так как речь идет о комплектовании «государственной памяти».
