Профиль
Рейтинги
Новые
Категории
  • Новости
  • Статьи
  • Работы
  • Исследования
  • Заметки
  • Комменты

Документооборот учреждений. Порядок работы с исходящими и внутренними документами

Разместил: Admin, 11 May 2011

Это продолжение статьи Документооборот учреждений. Порядок работы с входящими документами

2. Порядок работы с исходящими документами

 Исходящие документы – документы, отправляемые за пределы организации. Порядок работы с ними включает следующие этапы:

-составление проекта документа

-проверка правильности оформления проект документа

-согласование проекта документа

-подписание документа руководителем

-регистрация документа

-отправка документа адресату

-помещение контрольного экземпляра в дело

Проекты документов подготовляются в соответствии с резолюцией руководителя организации, руководителей структурных подразделений, а составляются специалистами структурных подразделений. Из резолюции исполнителю должно быть объяснено, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем согласовать, кому представить на подпись. В отдельных случаях уточняются состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе.

Проверку правильности оформления исходящего документа осуществляет секретарь-референт; если в документе обнаружены ошибки в оформлении, он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа оформляется в соответствии с требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах. На согласование с другими специалистами организации направляется, если это необходимо, первый экземпляр. Такое согласование оформляется визой. По результатам согласования в проект вносятся уточнения, проект вновь распечатывается. Секретарю необходимо проверить правильность оформления всех реквизитов согласно ГОСТу и соответствие вида документа его содержанию.

На подпись руководителю организации представляется правильно оформленный первый экземпляр. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Второй экземпляр заверяется секретарём и подшивается в дело. Подписанный документ сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах. Регистрационный номер проставляется на первой странице документа, подлежащего отправке, после чего сведения о документе вносятся в «Журнал регистрации исходящих документов». Исходящие документы в тот же день отравляются адресату, а в крупных организациях передаются в службу ДОУ для отправки.

Рейтинг: 3.0/5 (1151 голос)

Похожие статьи
1: 
Плюсы и минусы эпидуральной анестезии
В настоящее время эпидуральная анестезия чаще всего применяется для благополучного разрешения родового процесса или при хирургическом вмешательстве на нижнем поясе туловища. Эпидуральная анестезия осуществляется при помощи введения обезболивающего пр...
2: 
Документооборот учреждений. Порядок работы с входящими документами
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот организации. Документооборот учреждения предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение докум...
3: 
Виды бухгалтерских документов
Классификация бухгалтерских документов строится по следующим признакам: 1. по назначению; 2. способу отражения; 3. месту составления; 4. способу охвата. Документы по назначению подразделяются на: а) распорядительные; б) исполнительные; в) комбиниров....
4: 
Внутренняя норма доходности инвестиции IRR
Под IRR понимается значение коэффициента дисконтирования R, при котором NPV=0 (IRR=R при NPV=0). IRR показывает ожидаемую доходность проекта = максимально допустимый уровень расходов, который может быть ассоциирован с данным проектом. Показатель, кот...
5: 
Социально-культурные технологии
Основные дидактические единицы: Технология анализа ситуации: понятие, структура и параметры анализа ситуации; технология анализа проблем (характеристика проблемного поля; классификация и ранжирование проблем; позиционирование проблем и установление и...
Пользователей онлайн: 53
Все права защищены. При копировании материалов ссылка на Book-Science обязательна. (c) Book-Science, 2010-2016