Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот организации.
Документооборот учреждения предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трём основным каналам – для документов входящих, исходящих и внутренних.
1. Порядок работы с входящими документами
Порядок работы с входящими документами включает в себя несколько этапов: приём корреспонденции, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством организации, направление на исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на постоянное хранение.
Приём корреспонденции в организацию осуществляется различными средствами:
-с помощью курьерской связи – доставляются наиболее важные и ценные отправления
-с помощью почтовой связи – доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов
-по каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, сообщения электронной почты E-mail.
Первичная обработка принятых документов в организациях с небольшим объёмом документооборота выполняется специально назначенным лицом (секретарём, офис-менеджером, делопроизводителем), а в организациях со значительным объёмом документооборота – специальной службой. При этом особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой корреспонденции, целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме.
Предварительное рассмотрение документов содержит ряд обязательных операций. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждой организации составляется перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации:
-поздравительные письма и телеграммы
-пригласительные билеты
-корреспонденция с пометкой «лично»
-извещения, сообщения о встречах, переговорах
-программы конференций, совещаний
-документы первичного бухгалтерского учёта – банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты и т.п.
-документы первичного материального учёта – накладные, наряды, заявки
— документы первичного статистического учёта и отчетности
-документы по кадровым вопросам и повышению квалификации – постановления о наложении справок, объяснительные записки, программы
На первой странице регистрируемых документов проставляется «отметка о поступлении документа» — наименование организации-получателя, входящий номер документа, дата его поступления, время поступления. При регистрации используется порядковая нумерация. Порядковый номер присваивается по журналу в рамках одного года – с 1 января по 31 декабря начиная с №1. После этого сведения о документе вносятся в журнал учёта.
Затем проводится разметка (сортировка) поступивших документов с целью распределения их по исполнителям и структурным подразделениям. Входящие документы распределяются для их передачи руководителю организации, его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.
На рассмотрение руководства организации в обязательном порядке передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а так же документы, содержащие важную, конфиденциальную информацию по основополагающим вопросам деятельности организации. Изучив содержание документов, руководитель оформляет резолюцию, отражающую суть принятого управленческого решения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарём в регистрационный журнал.
Направление на исполнение ответственным исполнителям организации возвращённых в делопроизводство документов производится под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передаёт копии исполнителям.
На контроль руководитель может поставить отдельные важные или срочные документы. Контроль исполнения содержит следующие операции:
-занесение данных о документе, исполнителе, сроках исполнения в учётные формы
-установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям
-извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения
-фиксация промежуточных результатов исполнения документа
-информирование руководства о результатах контроля
-снятие документа с контроля по указанию руководителя
-подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства
Контроль исполняют руководители, их заместители, специальные структурные подразделения, секретари-референты и т.д.
Сроки исполнения делятся на индивидуальные (указываются в резолюции руководителя или тексте документа) и на типовые (устанавливаются нормативными актами высших органов власти и управления, муниципальными органами). Для входящих документов сроки исполнения считаются с даты поступления. Изменение сроков исполнения проводится руководителем, поставившим документ на контроль, не менее чем за три дня до окончания срока (индивидуального) или введением нового нормативного акта (для типовых сроков). Исполненный документ с соответствующей отметкой и отметкой об исполнении в учётной форме подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учёта делается отметка, после чего он помещается в дело вместе с материалами, подтверждающими его исполнение.
