Информационный процесс

 Основные стадии процесса

Информационный процесс — это как бы «жизненный цикл» информации. В этом процессе можно выделить три основные стадии.

1. Ввод информации в процесс.
2. Преобразования информации.
3. Вывод информации из процесса.

В свою очередь, в каждой стадии есть свои последовательные или же альтернативные шаги и состояния. Большей частью процесс развивается в одном направлении, но нередко возникают и возвраты внутри основных стадий и даже между ними.

Рассмотрим поочередно основные стадии.

1. Ввод информации в процесс возможен с помощью трех методов:

1.1. Создания новой информации — научного результата, описания прибора или технологии, наблюдения за внешней средой, списка расходов, итогов тестирования, творческого произведения (литературного, музыкального, живописного, синтетического, рекламного, компьютерной игры и т. д.).

1.2. Направленного поиска в электронных информационных системах и СМИ, в «карточных» библиотечных каталогах, в профессиональной литературе, научных и статистических отчетах и обзорах, традиционных СМИ.

1.3. Хаотичного поиска — просмотра разных информационных источников без четко поставленной цели и рамок поиска с занесением в компьютерное «лукошко» тех материалов, которые могут когда-либо оказаться полезными.

Технически стадия ввода может выполняться копированием из сетевых источников, переносом на съемных устройствах памяти, формированием компьютерных документов полностью вручную, вводом текстовой и с помощью сканера и программ распознавания, графической информации — с помощью сканера или от электронной фотокамеры, звуковой информации — через акустическую аппаратуру под управлением соответствующих программ.

2. Преобразования информации могут состоять в следующем:

2.1. Селекция реально требующейся информации проводится для отбора того, что необходимо для реализации конкретного процесса. Часть информационных объектов, особенно введенных при хаотическом поиске, сразу удаляется из компьютера, часть переносится в выделенные «дальние» папки-накопители.

2.2. Предварительная обработка может состоять в придании отобранным объектам удобных для использования форматов, в изменении кодировок (часто требуется для работы с материалами из Интернета), в выделении одних частей объектов и удалении оставшихся, в присвоении объектам удобных для дальнейшей работы имен и др.

2.3. Структуризация состоит в осмысленном размещении введенных объектов и их самостоятельных фрагментов в файловой системе компьютера. Иногда при этом целесообразно разместить в других ветвях системы ярлыки некоторых объектов или даже их копии; полезно бывает снабдить отдельные группы объектов перекрестными гиперссылками. 

Стадии 2.1–2.3 являются вспомогательными, но качество их выполнения может заметно влиять на трудоемкость и общий результат основной обработки.

2.4. Основная обработка состоит в создании новой информации — получении новых данных, выявлении новых закономерностей, формировании рекомендаций для принятия решений, реферировании материалов, создании компьютерных документов и объектов иной природы, компьютерном переводе текстов, контроле за соблюдением различных графиков и планов и др.

2.5. Комплектация и описание результатов предполагают подготовку полученных при отборе и обработке материалов для передачи конкретному лицу или группе лиц-пользователей либо для помещения этих материалов в соответствующие фонды или комплексы (вариант публичного пользования). Некачественное выполнение этой стадии может сделать основные материалы практически бесполезными или, по меньшей мере, повредить профессиональной репутации фирмы или отдельных сотрудников.

2.6. Архивация результатов требуется при их большом объеме для экономии компьютерной памяти при последующем хранении и экономии времени занятия каналов в случае передачи по сетям. Архивация часто применяется интернет-ресурсами, где можно скачать или заказать реферат, что удобно и для самого ресурса, и для пользователя.

2.7. Распределение результатов может производиться по инициативе разработчиков или по запросам потенциальных пользователей. В первом случае разработчики должны позаботиться об информировании избранных лиц или публичном информировании о предлагаемом продукте и его изготовителе и об условиях его передачи.

3. Вывод информации из процесса осуществляется такими способами:

3.1. «Замораживание» информации, которая исполнителям больше не нужна, но может потребоваться в дальнейшем при особом стечении обстоятельств (это относится, например, к данным об успеваемости бывших студентов вузов, к историям болезней давних пациентов больниц, к сведениям о бывших работниках учреждения и т. п.). Если выводимый материал особенно велик по объему, его дешевле хранить на ленточных устройствах резервного копирования. Крупные фирмы обычно имеют такие устройства, в ином случае можно передать свои материалы специализированным фирмам, для которых такой вид деятельности является одним из основных.

3.2. Уничтожение отработавшей информации, если она не должна оказаться в чужих руках, не сводится к простому удалению из файловой системы — необходимо выполнять особые процедуры безвозвратного стирания.

 Участники процесса

При индивидуальной работе или в небольших фирмах все стадии процесса выполняет один человек, но в крупных фирмах это считается невыгодным: не для всех стадий требуется одинаково высокая квалификация (и зарплата!).

Можно определить некоторые типичные роли участников процесса.

1. Инициатор — человек, который инициировал или заказал работу; часто он же готовит и формулирует постановку задачи.
2. Поисковик — специалист не самой высокой квалификации, проводящий первоначальный направленный поиск необходимой информации.
3. Созидатель — человек творческого плана или серьезный научный работник, способный обогащать процесс новой исходной информацией.
4. Селекционер — специалист несколько более высокой квалификации, чем поисковик, и достаточно знакомый с существом задачи, чтобы отобрать действительно полезную входную информацию.
5. Основной обработчик — специалист (или, если проект крупный, группа специалистов) высокой квалификации как информатик, хорошо понимающий прикладную сторону задачи.
6. «Технический писатель» — специалист, понимающий сущность задачи и умеющий подготовить внятное, технически грамотное и доступное для возможных пользователей описание задачи и полученных результатов.
7. «Пропагандист» — специалист, готовящий материалы для привлечения заинтересованных фирм и лиц, отвечающий за их размещение на сайте фирмы или сам отвечающий за этот сайт, поддерживающий контакты с клиентами.
8. Архивист — специалист фирмы-разработчика или специализированной фирмы, отвечающий за создание архивных копий и поддержание их в таком состоянии, которое позволяет быстро отыскать и восстановить нужный материал.
9. Менеджер — специалист, непосредственно организующий выполнение проекта и взаимодействие участников процесса, ответственный за его финансовое и ресурсное обеспечение, контролирующий своевременность выполнения этапов работы.

Экономические факторы процесса

Ограничимся здесь перечислением позиций, по которым фирма-исполнитель несет затраты, связанные с реализацией информационного процесса. Сюда входят:

• зарплата штатных и привлеченных внештатных работников (с начислениями);
• оплата возможных разовых консультаций и иных услуг;
• затраты на специальные тренинги для исполнителей (при необходимости);
• затраты на покупку необходимого компьютерного оборудования и программ;
• затраты на покупку информации из платных баз данных;
• оплата услуг связи и доступа в Интернет;
• затраты на покупку расходных материалов (бумага, картриджи и др.);
• оплата коммунальных услуг;
• оплата охраны (если она имеется в фирме или введена для проекта).

Экономическая эффективность информационного процесса как части проекта зависит от соотношения между совокупными затратами и долей оплаты за выполнение проекта, приходящейся на этот процесс.