Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access, мощный текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook.
Сегодня Access находит все большее распространение, ее применяют не только опытные, но и начинающие пользователи баз данных.
При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование механизма связывания оригинального объекта и его копии. В этом случае при изменении исходных данных в таблице Microsoft Access меняется построенная на её основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Microsoft Word. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых используются различные источники. Например, данные можно взять из базы данных Access. Они будут обновляться автоматически и любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.
Электронной таблицей Microsoft Excel, или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек.
При подготовке документа часто возникает потребность в информации, находящейся либо в файле базы данных, либо на сервере баз данных (например, Microsoft SQL Server). Обычно в таких случаях используются специальные приложения-клиенты, поддерживающие механизм ODBC. Он обеспечивает возможность получения данных любым поддерживающим его приложением-клиентом от любого приложения-сервера. Механизм ODBC является одним из стандартных элементов Microsoft Office, доступным всем приложениям, входящим в семейство.
Обзор новых функций Access
Какую бы базу данных не создавал пользователь на настольной системе – автономную базу для личного использования, хранилище данных масштаба подразделения или даже всей организации, – Access предложит ему простые средства для управления и совместного использования информации. Access 2000 сочетает традиционно богатый набор удобных средств управления данных и улучшенную интеграцию с информационными сетями, позволяющую облегчить обмен данными между различными платформами и пользователями разной квалификации, а также множество дополнительных усовершенствований, которые повышают индивидуальную производительность пользователей.
