Это продолжение статьи Документооборот учреждений. Порядок работы с входящими документами
2. Порядок работы с исходящими документами
Исходящие документы – документы, отправляемые за пределы организации. Порядок работы с ними включает следующие этапы:
-составление проекта документа
-проверка правильности оформления проект документа
-согласование проекта документа
-подписание документа руководителем
-регистрация документа
-отправка документа адресату
-помещение контрольного экземпляра в дело
Проекты документов подготовляются в соответствии с резолюцией руководителя организации, руководителей структурных подразделений, а составляются специалистами структурных подразделений. Из резолюции исполнителю должно быть объяснено, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем согласовать, кому представить на подпись. В отдельных случаях уточняются состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе.
Проверку правильности оформления исходящего документа осуществляет секретарь-референт; если в документе обнаружены ошибки в оформлении, он возвращается исполнителю на доработку.
Проект документа оформляется в соответствии с требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах. На согласование с другими специалистами организации направляется, если это необходимо, первый экземпляр. Такое согласование оформляется визой. По результатам согласования в проект вносятся уточнения, проект вновь распечатывается. Секретарю необходимо проверить правильность оформления всех реквизитов согласно ГОСТу и соответствие вида документа его содержанию.
На подпись руководителю организации представляется правильно оформленный первый экземпляр. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Второй экземпляр заверяется секретарём и подшивается в дело. Подписанный документ сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах. Регистрационный номер проставляется на первой странице документа, подлежащего отправке, после чего сведения о документе вносятся в «Журнал регистрации исходящих документов». Исходящие документы в тот же день отравляются адресату, а в крупных организациях передаются в службу ДОУ для отправки.